Weet je wel hoeveel onbenutte bedrijfsdata je hebt? En hoeveel kostbare informatie daarin verborgen zit? Veel bedrijven hebben geen idee van de potentiële schat aan informatie waar ze bovenop zitten. Denk daarbij aan al die gegevens die afkomstig zijn van slimme machines, apparaten en sensoren of die opgeslagen zijn in de miljoenen e-mails, Word-bestanden, Excel-sheets, PDF’s of gescande documenten.

Met Nalytics van Nalanda kun je informatie boven water krijgen uit al je ‘ongestructureerde’ data, vanaf elk soort apparaat waar je mee werkt binnen je bedrijf. Zo krijg je snel inzicht in de juiste informatie, die waarde toevoegt en die de basis vormt om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen.

ZOEKEN

Met Nalyitcs vind je wat je zoekt

• Een toegankelijke tool om waardevolle informatie boven water te krijgen.
• Een organisatiebrede bron om je data te indexeren en informatie te ontdekken binnen je e-mailarchieven, documentopslag, lokale folders en netwerkschijven.

Ontdekken

Met Nalytics benut je je volledige datapotentieel

• Met Nalanda ontdek je meer, omdat Nalytics de verbanden legt in de informatie die je al hebt. Zo ontdek je het volledige potentieel van al je data, en kom je tot een completer en nauwkeuriger resultaat.
• Door de innovatieve manier van zoeken met Nalytics vind je binnen al je beschikbare documenten en databestanden wat je zocht, en ook wat je misschien niet zocht maar wel zou moeten weten.

DELEN & ANALYSEREN

Met Nalytics krijg je betere inzichten en resultaten

• Met Nalytics kom je tot betere resultaten, omdat je informatie beter kunt archiveren en delen met alle relevante mensen binnen je organisatie. Alles uiteraard op een veilige manier.
• Je verbetert je inzichten en analyses met de heldere visualisaties binnen Nalytics. Zo ontstaat nieuwe waardevolle kennis, op basis van je bestaande data.

WAT MAAKT NALYTICS NOU ZO UNIEK?

Nalytics is een unieke search & discovery-oplossing, het onderscheidt zich namelijk van andere producten door de structuur van de index. Deze biedt gebruikers een heldere weergave van de hiërarchische tekstuele structuur van de brondocumenten. 

Tekstuele data worden vaak ongestructureerde data genoemd. Maar tekst is juist zeer gestructureerd. Tekstuele data bestaat uit documenten, die bestaan uit hoofdstukken, die bestaan uit paragrafen, die weer zijn opgebouwd uit zinnen en vervolgens woorden.

Stel, een gebruiker is op zoek naar informatie gerelateerd aan ‘high blood pressure’. Nalytics vindt dan alle documenten die al deze woorden binnen één zin bevatten. In plaats van de traditionele benadering die alle documenten laat zien die al die verschillende woorden, ergens verspreid in het document, bevatten.

Nalytics levert nauwkeurige resultaten op van alle zinnen waarbinnen alle woorden – ‘high’, ‘blood’ én ‘pressure’ - voorkomen. En al deze zoekresultaten zijn 100% relevant. Dat is de kracht van Nalytics!

En het gaat nóg een stap verder. De zinnen die hier worden weergegeven, horen bij een structuur. Wil je navigeren binnen die structuur? Of anders gezegd: wil je die resultaten zien binnen de context? Klik dan op een van de zinnen en kijk wat er gebeurt…

Dit is Naview: de zin wordt opnieuw weergegeven, maar nu binnen de paragraaf – of de context – waar de zin deel van uitmaakt. Met de opwaartse pijl en de neerwaartse pijl kan de gebruiker navigeren door voorgaande en volgende paragrafen.

Wil je meer weten over Nalanda of wat Nalytics voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan nu contact met ons op.

Goed voorbereid op de AVG met Nalytics

Nalytics biedt organisaties ondersteuning bij verschillende uitdagingen omtrent de AVG door gebruik te maken van een unieke indexatiemethode.
 

Nalanda helpt organisaties op verschillende manieren bij het voldoen aan hun AVG-verplichtingen. Als het gaat om proactief datamanagement geeft Nalytics je inzicht in de soorten informatie die je in bezit hebt. Heeft jouw organisatie bijvoorbeeld ontelbare bestanden op verschillende locaties opgeslagen en is het onbekend óf en zo ja, waar persoonlijk identificeerbare informatie (PII) staat? Nalytics weet deze informatie snel en efficiënt te identificeren en te lokaliseren. Daarnaast kan deze informatie daarna gemakkelijk worden verwijderd of worden aangepast, mocht dit gewenst zijn. 
 
Ook kan Nalytics ondersteuning bieden wanneer jouw organisatie een verzoek om inzage in persoonsgegevens ontvangt. (Ook wel Data Subject Access Requests of DSAR genoemd.) Nalytics verlaagt de tijd die je besteedt aan het zoeken naar persoonlijke gegevens aanzienlijk en verzamelt alle data die je mogelijk over het hoofd ziet bij handmatig zoeken. Hierdoor wordt het eenvoudiger, sneller en efficiënter om DSAR’s voor te bereiden en te beantwoorden. De oplossing verwijdert daarna automatisch gevoelige informatie van derden en stelt je in staat om snel en gemakkelijk andere gevoelige informatie handmatig te bewerken om de verspreiding van gevoelige informatie te voorkomen. Nalytics helpt organisaties razendsnel te voldoen aan deze verzoeken waarbij aan de wet wordt voldaan.

Meer concreet kun je met Nalytics het volgende:

• Identificeer documenten die persoonlijke informatie bevatten zodat je inzicht hebt in de hoeveelheid persoonlijke data die is opgeslagen.
• Identificeer specifieke typen persoonlijke informatie zoals bijvoorbeeld namen, e-mailadressen en paspoortnummers zodat je snel de informatie vindt die je zoekt.
• Vind alle documenten met persoonlijke informatie voor een specifiek individu zodat je in staat bent om tijdig te reageren op Data Subject Access Requests (DSAR’s).
• Verzamel DSAR-responses direct vanuit de informatie die je vindt in de dataopslag.
• Doorzoek meerdere live en gearchiveerde bronnen om er zeker van te zijn dat je geen enkele bron van persoonlijke informatie overslaat.
• Ontdek en bewerk gevoelige informatie om de kans op datalekken te minimaliseren.

Onderstaande afbeeldingen geven een impressie van Nalytics' DSAR module. Linksonder is de laatste stap te zien waarbij eventueel extra zwarte vlakken over informatie of afbeeldingen kan worden geplaatst. Op de afbeelding rechtsonder is te zien hoe een document eruit ziet nadat alle gevoelige informatie is geredigeerd.
 

Meer weten?

Ben jij op zoek naar een oplossing om je DSARs snel en efficiënt te beantwoorden? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvende demo.

Mis nooit meer belangrijke contractinformatie

Met het handmatig doorzoeken van contracten of documenten verlies je veel tijd en is de kans op fouten groot. Met Nalytics zorg je ervoor dat je nooit meer belangrijke informatie in je contracten mist.

Wanneer verlopen onze contracten? Welke clausules ontbreken er? Wat gebeurt er als we een probleem niet binnen de afgesproken tijd oplossen? Hoe kun je contracten, uittreksels van het kadaster en hypothecaire gegevens makkelijk met elkaar vergelijken? En kan dat in bulk? Juridische teams hebben regelmatig te maken met dit soort vragen. Hiervoor moeten ze de contracten of documenten vaak handmatig doorzoeken en analyseren. Dit kan erg veel tijd kosten en vermoeiend zijn, wat het risico vergroot dat er fouten worden gemaakt of dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien.

Nalytics biedt een oplossing voor Contract Analyse waarmee je alle relevante contractinformatie razendsnel kunt doorzoeken, met een geminimaliseerde kans op fouten. Zo zorg je ervoor dat je weet wanneer contracten verlopen, welke contracten een bepaalde exclusiviteit of uitzondering bevatten, contracten of documenten met elkaar kan vergelijken, zelfs in bulk, of dat er een factuur verstuurd kan worden.

Onze consultants

Zelf geen tijd om alle contracten te analyseren? Onze consultants beschikken over hoogwaardige juridische kennis en expertise in combinatie met Nalytics. Zo zorgen wij ervoor dat jij nooit meer iets mist in je contracten of documenten.

Meer weten?

Ben jij op zoek naar een oplossing om je contracten en documenten snel en grondig te doorzoeken? Neem dan nu contact met ons op.

Het doolhof dat SharePoint heet…
Vind je weg terug met de SharePoint Connector

Ja, laten we SharePoint gebruiken! Veel organisaties beginnen enthousiast met het creëren van hun sites, sub-sites en bibliotheken. Op zo’n manier dat gebruikers alles op de juiste plaats opslaan en goed terug kunnen vinden wat ze zoeken. Met goed doordachte folderstructuren en/of het taggen met metadata.

Klinkt goed, toch? Maar hoe goed de bedoelingen ook zijn, het duurt meestal niet lang voordat mensen hun documenten toch niet op de juiste plek opslaan, dubbele documenten creëren, of niet de juiste metatags gebruiken. Met als resultaat: logge en vervuilde SharePoint sites, waar je bijna niets meer in kunt vinden. SharePoint heeft wel een zoekfunctie, maar deze is helaas niet altijd even nuttig.

Vind je SharePoint informatie weer terug

Maar hoe vind je nu wel de juiste informatie terug? Met de oplossing Nalytics SharePoint Connector krijg je weer inzicht. Hiermee indexeer je je SharePoint informatie op zo’n manier dat je snel en gemakkelijk je informatie kunt vinden, ongeacht de site, sub-site of bibliotheek. Hierbij worden SharePoint’s Information Rights Management (IRM) policies ondersteund, zodat je als gebruiker alleen die content ziet die je ook mag zien.

Naast het indexeren van alle documenten binnen de gekozen sites, worden ook alle daarmee geassocieerde metadata geïndexeerd en die verschijnen als metadata in Nalytics. Dit betekent dat je originele classificaties/categorieën behouden blijven en dat zorgt voor continuïteit voor jou als gebruiker. Je kunt Nalytics integreren binnen SharePoint for Office 365. De single sign-on (SSO) support betekent dat gebruikers binnen je organisatie dan niet apart hoeven in te loggen in Nalytics.

Migreren? Sla je historische SharePoint data veilig op.

Ben je van plan om je on-premise versie van SharePoint te migreren naar SharePoint for Office365? Dan sta je voor de vraag wat je moet doen met de informatie in de on-premise versie. Het is al vaak een uitdaging genoeg om een logische sitestructuur vast te houden, en om daarbinnen snel de juiste informatie te vinden. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om een frisse start te maken. Maar wat doe je dan met je historische gegevens?

Je kunt een veilig, doorzoekbaar archief van je historische SharePoint data creëren met Nalytics. Dat heeft vele voordelen voor de toegankelijkheid en beschikbaarheid van je data.

Jouw voordelen op een rij:

• Toegang tot je opgeslagen historische data in gearchiveerde SharePoint sites: De gebruikers binnen je organisatie kunnen blijven gebruikmaken van gearchiveerde data, zonder de risico’s en overheadkosten die komen kijken bij het onderhouden van de oude versie van je SharePoint omgeving, of bij het migreren van je documenten naar nieuwe online versies.
• Toegang tot data in een live SharePoint omgeving: Je profiteert van informatie die altijd zo actueel mogelijk is, want Nalytics kan je SharePoint datasets automatisch updaten (verversen) op vastgestelde tijden.
• Integreer Nalytics in je SharePoint for Office 365: Je kunt Nalytics integreren binnen SharePoint for Office 365 voor directe toegang tot live (en gearchiveerde) SharePoint content. En met de single sign-on (SSO) hebben de gebruikers binnen je organisatie ook direct toegang tot Nalytics.
• Sharepoint metadata helder in beeld: Al je metadata worden ook geïndexeerd en verschijnen ook als metadata binnen Nalytics. Dit betekent dat je originele classificaties/categorieën behouden blijven en dat zorgt voor continuïteit voor gebruikers.
• Ondersteuning van het SharePoint autorisatiebeleid: De gebruikers binnen je organisatie zien hierdoor bij een zoekopdracht binnen Nalytics alleen die documenten waarvoor ze ook toestemming hebben binnen SharePoint.

Snel, gemakkelijk en veilig toegang tot je historische data

Ga je over op een ander documentmanagementsysteem of database? Met Nalytics Preserve sla je je historische gegevens veilig op om ze daarna snel en gemakkelijk te kunnen doorzoeken.

Als je als organisatie besluit om over te gaan op een ander documentmanagementsysteem of database, dan sta je voor de vraag: wat doe je met je tot dan toe opgebouwde data? Ga je deze compleet overzetten naar het nieuwe systeem, houdt je het bestaande systeem ook aan - met alle bijbehorende licentiekosten, of doe je niets - met het risico om je waardevolle informatie te verliezen?

De migratie kost je veel tijd en resources en het aanhouden van je bestaande licenties is ook een kostbare zaak. Wij geloven dat je geen concessies zou moeten doen als het gaat om toegang tot je historische informatie. Nalytics Preserve creëert een veilig zoekarchief, met een intuïtieve interface, waarmee je heel snel je historische documenten doorzoekt. Daarnaast biedt Nalytics je diverse tools die je het je heel gemakkelijk maken om te zoeken, ontdekken en analyseren.

Onze consultants

Onze consultants beschikken over hoogwaardige kennis en expertise die nodig zijn voor deze migraties in combinatie met Nalytics Preserve. Zo zorgen wij ervoor dat jij je historische data veilig op kunt slaan om ze daarna snel en gemakkelijk te doorzoeken.

Kadasteruittreksels rechercheren kan nu makkelijker en sneller dan ooit

Met de Land Registry Compare van Nalytics kunnen uittreksels van het Kadaster in bulk met elkaar worden vergeleken

De uitdaging voor notarissen

In verband met de onderzoeksplicht van de notaris moeten notarissen en paralegals uittreksels van het Kadaster met elkaar vergelijken. Wanneer een transactie in bulk wordt gedaan, bijvoorbeeld bij de verkoop van een groot appartementencomplex, gaat dit om grote hoeveelheden kadasteruittreksels.

Het rechercheren van deze uittreksels gebeurt over het algemeen handmatig en dient secuur te worden uitgevoerd. Dit proces kan daarom een hele uitdaging zijn die de nodige risico’s met zich meebrengt. Men wil hier immers geen fouten in maken.

Nalytics’ oplossing

Om deze reden ontwikkelde Nalytics de cloud-based oplossing Land Registry Compare (LRC). Met deze module kunnen grote hoeveelheden Kadasteruittreksels tegelijkertijd met elkaar worden vergeleken. Na het uitvoeren van enkele simpele stappen ontvangt de gebruiker van de module een overzicht met alle verschillen die opgespoord dienen te worden. Op deze manier kan er veel tijd worden bespaard.

De afbeeldingen hieronder geven een impressie van Nalytics' LRC. Op afbeelding vier is te zien hoe een door de LRC gegenereerd Excelbestand eruit kan zien. Je ziet hier in een oogopslag in welke uittreksels verschillen zijn aangetroffen. Klik op de afbeeldingen om ze te vergroten.

 
 
Ben je benieuwd geworden naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Klik hieronder om een demo te boeken.

De tool is inmiddels door meerdere klanten getest en in gebruik genomen waarna hun feedback weer door ons is meegenomen om de LRC verder te optimaliseren.
 
 

Scan Historische Data op de aanwezigheid van Persoonlijk Identificeerbare Informatie met Nalytics

Nalytics doorzoekt moeiteloos grote hoeveelheden data en is in staat om onder meer persoonsnamen, adressen of ingescande rijbewijzen te identificeren.

Het kan een hele uitdaging zijn voor bedrijven om zich aan de AVG te houden. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je niet zeker weet of jouw bedrijf nog ergens persoonlijke gegevens heeft opgeslagen waarvan de bewaartermijn is verstreken of omdat het lastig en tijdrovend kan zijn om gevoelige informatie in documenten te lokaliseren en te redigeren.

Met de krachtige indexatie- en zoektechnieken van Nalytics kunnen allerlei soorten persoonlijk identificeerbare informatie (PII) snel worden gelokaliseerd, ook al moeten er honderdduizenden documenten worden doorzocht. Nadat gegevens zijn gelokaliseerd kunnen deze daarna met een druk op de knop worden geredigeerd en gedownload.

Nalytics bevat daarnaast ook de mogelijkheid om handmatig extra zwarte vlakken in een document te plaatsen. Bijvoorbeeld over een hele paragraaf, een afbeelding of een grafiek in Excel. Dit is op de afbeelding linksonder te zien. Rechtsonder is te zien hoe een document er na downloaden uitziet. Klik op de afbeeldingen om ze te vergroten.
 

Nalytics kan onder meer tijdens de volgende situaties van dienst zijn:
 

• Jouw bedrijf heeft in de loop der jaren honderdduizenden bestanden, waaronder mails met bijlagen, Word-, Txt-, Jpeg-, en Pdf-Bestanden, op verschillende locaties opgeslagen. Wellicht bevatten deze bestanden identificatiebewijzen die je volgens de AVG niet meer mag bezitten. Het is echter onmogelijk om te achterhalen waar deze zich bevinden. Nalytics kan vanaf verschillende locaties alle mogelijke bestanden indexeren waarna de identificatiebewijzen kunnen worden gelokaliseerd. Zelfs als het een rijbewijs op een oud vergeeld document betreft dat jaren geleden is ingescand of gefotografeerd. De gelokaliseerde identificatiebewijzen kunnen hierna met een druk op de knop worden verwijderd waarna ze weer terug kunnen worden geplaatst.
   
• Jouw organisatie moet veel bestanden naar iemand buiten het bedrijf versturen. Voordat deze verstuurd kunnen worden moet er echter gecheckt worden of er gevoelige informatie van derden in staat. Nalytics indexeert de hele dataset waarna alle gevoelige informatie wordt gelokaliseerd en geredigeerd. Na een aantal muisklikken download je een zipbestand met daarin alle automatisch geredigeerde bestanden die je naar de persoon in kwestie kunt versturen.

Meer weten?

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo.